PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ 1. Cơ cấu, tổ chức Phòng Hành chính - Quản trị là một đơn vị chức năng trong cơ cấu phòng ban thuộc bộ máy tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải. Phòng Hành chính - Quản trị là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng Nhà trường nhằm điều phối các hoạt động trong trường; công tác hành chính, tổng hợp; công tác chính trị, trật tự trị an và an toàn xã hội; công tác truyền thông, xây dựng hình ảnh theo chương trình, kế hoạch do Hiệu trưởng chỉ đạo và công tác văn phòng cho Hiệu trưởng. Các bộ phận trực thuộc phòng về mặt tổ chức và sinh hoạt có Nhà khách, Tổ lái xe, Tổ bảo vệ và những bộ phận khác theo sự phân công của Hiệu trưởng. Các cơ sở dịch vụ như Căng tin, Giữ xe,... do Phòng Hành chính - Quản trị quản lý. Phòng Hành chính - Quản trị có 01 Trưởng phòng, chịu trách nhiệm chung các công việc của Phòng; 02 Phó Trưởng phòng, phụ trách trực tiếp hai mảng công việc: Văn thư; An ninh chính trị, truyền thông. Các chuyên viên, nhân viên bộ phận chuyên trách văn phòng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. Tổng số cán bộ, viên chức thuộc phòng HC - TH tính đến ngày 01 tháng 10 năm 2015 là 63 cán bộ. 2. Chức năng, nhiệm vụ a. Điều phối các hoạt động trong trường Phối hợp với các đơn vị trong việc quản lý hành chính các hoạt động của Nhà trường, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước, tăng cường tính hiệu quả của công việc và kỷ luật lao động. Đề xuất và thực hiện các đề án, dự án, chương trình nhằm tăng cường tính hệ thống, tính liên thông, liên kết trong toàn bộ các hoạt động của Nhà trường. b. Công tác hành chính, tổng hợp Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường theo quy định hiện hành. Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác của Nhà trường; đôn đốc, giám sát việc thực hiện các chương trình cũng như các kết luận, chỉ đạo của Hiệu trưởng. Chuẩn bị nội dung và các điều kiện cần thiết cho các buổi họp, làm việc của Hiệu trưởng với các đơn vị, các cán bộ, công chức, viên chức, sinh viên, học viên… trong và ngoài Trường. Thực hiện việc tổng hợp báo cáo về tình hình và kết quả các mặt hoạt động của Nhà trường, của các phòng/ban chức năng và các đơn vị trong Trường; thực hiện công tác thống kê và quản lý hệ thống dữ liệu tích hợp của Nhà trường theo quy định. Thực hiện nhiệm vụ thư ký Ban Giám hiệu (lên kế hoạch làm việc, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ…). Tổ chức theo dõi, bảo vệ và giám định sức khoẻ cho CB-VC, sinh viên, học viên; công tác an toàn thực phẩm trong Trường. Trực tiếp quản lý Tổ bảo vệ, Tổ lái xe, Nhà khách. c. Công tác chính trị, an ninh; thông tin truyền thông, xây dựng hình ảnh; tổ chức sự kiện Thực hiện chỉ đạo của Hiệu trưởng trong việc phối hợp Nhà trường với Bộ GD&ĐT, với ĐHQG-HCM, với các đơn vị thành viên của ĐHQG.HCM đảm bảo tốt công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn và đẩy mạnh các hoạt động của Nhà trường. Phối hợp với các tổ chức chính trị – xã hội trong Trường tổ chức các hoạt động văn hoá – văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động nghiên cứu, sinh hoạt học thuật, các hoạt động xã hội vì mục tiêu nhân đạo, tổ chức các ngày lễ lớn trong năm. Tham mưu cho lãnh đạo Trường, phối hợp với các đơn vị trong trường xây dựng và hoàn thiện văn hoá đại học, quản trị đại học, quảng bá hình ảnh của Nhà trường trong hoạt động đối nội và đối ngoại. Quản lý website Trường, công tác thông tin, truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện, công tác PR của Trường và các đơn vị thuộc Trường. 3. Lãnh đạo - Phó trưởng phòng - phụ trách phòng: ThS - GVC Lê Xuân Ngọc - Phó trưởng phòng: ThS. Hoàng Đình Thi - Phó trưởng phòng: CN. Lê Văn Dậu